財會監(jiān)督|費用支出監(jiān)督，做好企業(yè)費用合規(guī)的智能管家
企業(yè)的費用支出管理一直是企業(yè)合規(guī)內(nèi)控與風(fēng)險管理的重點內(nèi)容。2012年，中央“三公經(jīng)費”預(yù)算、決算公開，縣級以上政府需將“三公經(jīng)費”納入預(yù)算管理，并定期公布，便于對預(yù)決算情況進行社會監(jiān)督，而對于超預(yù)算開支“三公”，情節(jié)嚴重的將面臨撤職處分。同年，中央提出了聚焦黨的作風(fēng)建設(shè)的“八項規(guī)定”。“規(guī)定”中提出了“要精簡會議活動，切實改進會風(fēng)、要輕車從簡、減少陪同、簡化接待、精簡會議活動、規(guī)范出訪活動、要厲行勤儉節(jié)約”等一系列改進工作作風(fēng)的內(nèi)容，強調(diào)了費用支出的合規(guī)性，對于違反規(guī)定的行為，執(zhí)紀問責(zé)、嚴肅查處和報關(guān)典型案件。
2023年“兩辦”發(fā)布的《關(guān)于進一步加強財會監(jiān)督工作的意見》里，將財會監(jiān)督升位至“十大監(jiān)督體系”，凸顯了財會監(jiān)督在黨和國家監(jiān)督體系的重要地位。而費用支出作為企業(yè)財務(wù)合規(guī)的重要組成部分，是外部監(jiān)查的重點內(nèi)容。企業(yè)需要高度重視費用支出的合規(guī)性，要建立健全費用支出的監(jiān)督體系和工作機制，完善費用支出管理制度，統(tǒng)籌推進費用支出信息化建設(shè)。合理的費用支出是企業(yè)維持正常生產(chǎn)經(jīng)營的必要條件，但由于費用支出涉及全員、支出范圍廣、支出項目多且雜、費用支出單筆金額小但發(fā)生頻率高數(shù)量大等特點，導(dǎo)致企業(yè)費用支出合規(guī)監(jiān)管難度大，往往成為了企業(yè)財務(wù)違規(guī)的“重災(zāi)區(qū)”。傳統(tǒng)的費用支出監(jiān)督方式往往依賴于人工審核和事后檢查，不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)漏洞和誤差。因此大部分企業(yè)都選擇利用費用報銷系統(tǒng)來管理費用支出。而傳統(tǒng)的費用報銷系統(tǒng)確實能在一定程度上改善費用支出過程中存在的一些問題，但隨著外界經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，企業(yè)費用支出的范圍更廣、環(huán)節(jié)更多、數(shù)據(jù)量更為龐大，而“不合規(guī)”的手段也更“與時俱進”，從而進一步增加了企業(yè)監(jiān)管費用支出的難度。而僅依靠傳統(tǒng)的費用報銷系統(tǒng)來管理企業(yè)費用支出已無法滿足新環(huán)境下企業(yè)對費用支出合規(guī)監(jiān)管“全面、實時、控制、預(yù)警”的要求。費用支出作為企業(yè)運營的重要環(huán)節(jié)，其合規(guī)性直接影響到企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展和資金安全。為了應(yīng)對外界監(jiān)管日益嚴格、內(nèi)部合規(guī)需求日益迫切的情況，企業(yè)應(yīng)建立健全費用支出合規(guī)監(jiān)督體系，完善企業(yè)費用支出管理辦法、流程，明確權(quán)責(zé)，并應(yīng)充分利用先進的數(shù)智化技術(shù)，對企業(yè)費用支出中的合規(guī)性與風(fēng)險進行全方位監(jiān)控，構(gòu)建“事前-事中-事后”的合規(guī)監(jiān)管閉環(huán)。（如圖1）
企業(yè)費用支出的事前監(jiān)督，主要以構(gòu)建費用預(yù)算與費用支出標準體系，以及建立費用支出控制模型與風(fēng)險預(yù)警模型為主，旨在立好“規(guī)矩”、畫好“紅線”。場景示例：建立費用支出控制模型及風(fēng)險預(yù)警模型企業(yè)應(yīng)在費用支出前充分梳理各項費用支出的控制規(guī)則及風(fēng)險預(yù)警規(guī)則，形成合規(guī)規(guī)則庫，以便在費用支出過程中實時進行控制與預(yù)警風(fēng)險，保障費用支出的合規(guī)性。BIP數(shù)智化平臺基于識別訓(xùn)練模型算法技術(shù)，可對企業(yè)費用管理辦法、費用支出合同條款，以及其他費用支出的相關(guān)規(guī)定文件進行智能識別與解析，并自動形成費用支出的控制規(guī)則與風(fēng)險預(yù)警模型，用于對后續(xù)費用支出過程做自動控制和實時監(jiān)控預(yù)警。如智能解析企業(yè)招待費管理辦法，自動提取并形成招待級別界定、招待人數(shù)規(guī)則、招待地點限制、招待規(guī)格限制、招待費報銷必要附件內(nèi)容、招待餐費敏感詞模型等招待費支出的控制規(guī)則和風(fēng)險預(yù)警模型。企業(yè)費用支出的事中監(jiān)督，將從費用支出申請開始，一直到資金支付完畢、形成費用支出會計憑證并將會計資料歸檔為止，全過程實時監(jiān)督費用支出每個環(huán)節(jié)的合規(guī)性及預(yù)警潛在風(fēng)險。場景示例：費用支出的行為控制，“發(fā)生即合規(guī)”傳統(tǒng)的費用支出管理，企業(yè)往往無法監(jiān)管費用支出的“消費”過程，只能在錢花出去之后，憑借各種消費“證據(jù)”來做費用支出的合規(guī)性審核，因此這一環(huán)節(jié)往往成為了制約費用支出全流程透明的“黑洞”。利用BIP數(shù)智化平臺的商旅服務(wù)技術(shù)，可將費用支出的“消費”過程進行合規(guī)性監(jiān)督、控制與預(yù)警，真正實現(xiàn)“發(fā)生即合規(guī)”，消除“黑洞”。以差旅場景為例，通過商旅服務(wù)預(yù)定機票、火車票時，自動校驗訂票人員差旅標準，超標不允許預(yù)定或予以預(yù)警；預(yù)定酒店時，自動校驗預(yù)定人員職級與所在城市的住宿標準，超標不允許預(yù)定或予以預(yù)警；自動控制無法預(yù)定差旅申請之外的時間、地點的行程，杜絕差旅行程內(nèi)參雜個人行為；差旅相關(guān)發(fā)票采用公對公傳遞，不經(jīng)個人手，杜絕發(fā)票內(nèi)參雜不符合規(guī)定的消費行為；差旅用車時，自動校驗發(fā)單位置與實際上車位置距離偏差（如大于5000米），預(yù)警假借差旅用車之名為他人叫車等違規(guī)行為；自動校驗行車路線異常（如超預(yù)估里程4000米，或比例超過30%；超預(yù)估金額10元，或比例超出30%），預(yù)警繞路、辦私事等行為。（預(yù)警效果如圖2所示）
場景示例：費用支出的報銷控制，“實時自動規(guī)則校驗與風(fēng)險預(yù)警”
企業(yè)費用支出單筆金額小、頻率高、流程長且資料瑣碎，哪個環(huán)節(jié)、哪個資料審核不到位，或忽視了哪處細節(jié)，都有可能造成費用支出違規(guī)風(fēng)險，因此不能完全依靠人工審核。傳統(tǒng)的費用報銷系統(tǒng)僅能做到預(yù)算、標準控制，而對發(fā)票、發(fā)票附件等其他內(nèi)容的稽核控制相對較弱。BIP數(shù)智化平臺提供智能稽核技術(shù)，通過事前智能解析規(guī)章制度形成的合規(guī)規(guī)則與風(fēng)險預(yù)警模型，自動對費用支出各個環(huán)節(jié)、各類資料進行智能稽核，對于不合規(guī)行為不予通過，對于疑似風(fēng)險進行預(yù)警提示。以會議費報銷為例，《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》明確規(guī)定了會議費可列支的內(nèi)容，如果會議費報銷中出現(xiàn)非會議費列支范圍內(nèi)的消費內(nèi)容，智能稽核將不予通過；對于會議舉辦的時間地點，智能稽核將自動檢查是否在節(jié)假日、在風(fēng)景名勝區(qū)召開等，預(yù)警假借開會名義公費旅游的違規(guī)行為；對于提供會議服務(wù)的供應(yīng)商，智能稽核將自動檢查會議供應(yīng)商是否在黑名單或白名單內(nèi)，對于不符合規(guī)定的會服商將予以預(yù)警，提示可能存在的違規(guī)行為；對于會議參會人員，智能稽核將自動檢查會議參會人員人數(shù)、職級等，智能判斷是否有不該參會的人報銷了費用；對于會議費支出的證據(jù)鏈，智能稽核將自動檢查合同、發(fā)票、會議簽到表、會議通知、會議議程、會議照片等相關(guān)資料是否齊全、格式是否符合規(guī)定，發(fā)票是否真實且符合會議召開的時間地點，會服列支的內(nèi)容與會服合同簽訂內(nèi)容是否一致，是否存在違規(guī)列支內(nèi)容（如電腦、打印機等固定資產(chǎn)以及與會議無關(guān)的費用），報銷內(nèi)容是否含有疑似違規(guī)內(nèi)容（如四星級以上酒店、禮品、煙酒、洗浴、KTV、購物卡等）。（智能稽核效果示例如圖3所示）
企業(yè)費用支出的事后監(jiān)督，是以已經(jīng)形成的費用支出數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，建立風(fēng)險分析模型，對疑似存在風(fēng)險的費用支出項進行分析與展示，提示管理者進行重點關(guān)注。傳統(tǒng)的費用報銷管理系統(tǒng)，僅能事后分析費用支出是否超出預(yù)算，而對更深層次的疑似違規(guī)行為則無法分析和預(yù)警。BIP數(shù)智化平臺利用大數(shù)據(jù)與大模型等技術(shù)，構(gòu)建智能風(fēng)險分析模型，深層挖掘費用支出數(shù)據(jù)，預(yù)警疑似與潛在風(fēng)險，形成合規(guī)檢查與風(fēng)險分析報告。以會議費支出為例，BIP數(shù)智化平臺通過構(gòu)建高頻會議模型，分析某類會議召開頻次、某地點召開會議頻次、某會服商服務(wù)會議頻次等，并分析預(yù)警疑似異常與違規(guī)情況；構(gòu)建重點會議關(guān)注模型，對參會人數(shù)多、人均費用較高的會議情況予以重點關(guān)注；構(gòu)建異常會議費支出模型，對會議費異常增高進行預(yù)警；構(gòu)建疑似重復(fù)模型，對相同或相近時間內(nèi)同一人有不同會議報銷記錄或參會記錄予以重點關(guān)注；構(gòu)建疑似轉(zhuǎn)嫁攤牌模型，分析會議發(fā)起方、服務(wù)合同甲方、會議記錄與簽到表、開票方、付款方等一致性，如不一致或多方存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，則疑似存在會議費攤牌或轉(zhuǎn)嫁等違規(guī)行為。（效果示例如圖4）
面對企業(yè)費用支出合規(guī)監(jiān)管日益嚴格的要求，企業(yè)需充分利用先進的數(shù)智化技術(shù)，構(gòu)建智能費用支出監(jiān)管工具，通過建立智能稽核規(guī)則，以及利用大數(shù)據(jù)建立合規(guī)風(fēng)險模型等手段，在企業(yè)費用支出過程中，建立“事前、事中、事后”的全鏈路合規(guī)監(jiān)督數(shù)智化體系，對費用支出進行全方位智能控制與實時監(jiān)督，達到企業(yè)費用支出全過程的“線上可視、自動控制、智能稽核、智能監(jiān)控預(yù)警”的效果，實現(xiàn)企業(yè)費用支出監(jiān)督從“以人為主”、“事后監(jiān)督”向“自動智能”、“全方位、全過程監(jiān)督”的效果轉(zhuǎn)變。數(shù)智化技術(shù)的應(yīng)用為企業(yè)費用支出合規(guī)監(jiān)督帶來了革命性的改變。通過運用智能采集與處理數(shù)據(jù)、智能稽核與預(yù)警、智能分析等能力，能夠大幅提高費用支出監(jiān)督的實時性、準確性和前瞻性，降低人力成本，提升風(fēng)險管理能力。
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